Revoir l’organisation, formation et management
L’évolution
ð
Une évolution sans précédent du monde du
tourisme ces quinze dernières années à tous les niveaux de la chaîne
touristique, pour les prestataires (hébergeurs, restaurateurs, activités de
loisirs).
ð
Une évolution rapide : trois mois sur Internet =
un an dans la vie réelle.
Le passage
ð
Le passage de l’ère du papier à l’ère du
numérique.
Problématique et difficulté
ð
Problématique de l’image de Nosy Be.
ð
Difficulté d’accès au transport aérien.
Conclusion
ð
IL Y A DONC UNE OBLIGATION DE
PROFESSIONNALISATION ET DE MODERNISATION DE L’ENSEMBLE DE LA CHAINE ET DES
ACTEURS DU TOURISME A NOSY BE.
A chaque changement, il faut « se mettre à jour »
La structure en place, ses règles de gouvernance ne peuvent se développer efficacement sans une organisation adaptée, c’est à dire qui favorise l’autonomie au niveau de l’exécutif, l’initiative individuelle doit être encouragée avec une bonne coopération avec le Bureau permanent du CA.
L’ensemble de tous les intervenants (exécutif, CA) et le
système d’organisation doit constituer l’intelligence collective de l’Office.
Le rôle de la Présidente/Président est de développer cette
intelligence collective.
L’efficacité du système d’organisation repose également sur le recrutement du Directeur Exécutif, qui suppose des présélections, sélections et tests des candidats/postulant rigoureux et sérieux.
Job description du Directeur Exécutif de l’Office
du Tourisme Régional de Nosy Be
Définition générales : Le Directeur Exécutif se concentre
sur et est responsable des opérations au jour le jour de l’Office du Tourisme
Régional de Nosy Be, planifie et développe les actions à venir ; alors que le
bureau permanent s'occupe des stratégies générales, des relations avec les
partenaires stratégiques, le PTA ainsi que les actions marketing et commerciales
globales.
Liens hiérarchiques
Le Directeur Exécutif est sous la responsabilité directe du
CA et est responsable et dirige directement tous les services et les employés
de l'Office.
Responsabilités Générales
Le Directeur Exécutif
·
doit se conformer au statut de l’association
dans l’accomplissement de ses fonctions ;
·
doit de maintenir les performances de service et
de satisfaction des membres ;
·
il est responsable de maintenir et de développer
un esprit d'équipe et de motivation de toute l’équipe. Sa position est «manager
sur le terrain » et l'on s'attend à ce qu'il aide, assiste, prête main-forte à
un service lorsque que celui-ci est débordé.
·
le Directeur Exécutif est aussi responsable de
la bonne marche de l'Office dans son entièreté ainsi que de ses résultats.
Domaines à responsabilités directe
·
La Communication ;
·
La Promotion ;
·
L’administration en générale et Finance ;
·
Ressources Humaines ;
·
Les Statistiques ;
·
Relationnelles avec les membres du bureau
permanent, Personnes étrangères à l'Office ;
·
S'assure que tout le personnel de l'Office
remplit individuellement leurs responsabilités respectives.
Le Bureau permanent
Le Directeur Exécutif doit travailler en étroite
collaboration avec le bureau permanent afin de:
·
Augmenter le taux de fréquentation de Nosy Be
par les touristes
·
Optimiser le budget de l’Office
Personnel
·
Responsable de l'entièreté du personnel et de
ses fonctions en relations de leur travail; le Directeur Exécutif applique le
règlement en vigueur et selon le code du travail ;
·
la/le Directeur Administratif et Financier,
applique et supporte, avise le Directeur Exécutif et est responsable de
l'administratif du personnel ;
·
S'assurer du suivi des plannings hebdomadaires
et vérifier que toutes heures supplémentaires ou absences autorisées ou non
sont bien rapporté afin d'établir les salaires en fin de mois.
·
S'assurer d'être informé immédiatement de tous
retards du personnel, toutes absences, tous départs avant l'heure etc. et de
coordonner avec la/le Responsable Administratif et Financier les actions
rectificatives à prendre ;
·
S'assurer du suivi des demandes de congés ou
absences autorisées et répondre de manière prompte afin que le personnel sache
ce qu'il advient de leur demande ;
·
S'assurer en collaboration avec la/ le
Responsable Administratif et Financier la législation du travail et son code
est suivi à la lettre ;
·
S'assurer que le CA est constamment tenu au
courant des questions relatives au personnel dans le cadre du travail et en ce
qui concerne les points importants tels que :
o
Incidents ;
o
Sanctions ;
o
Promotions ;
o
Changement
de poste et position
·
S'assurer de la tenue une fois par mois d'une
réunion avec le personnel et ce en présence et avec la collaboration de la/le
Responsable Administratif et Financier.
Travaux des commissions
Le Directeur Exécutif n'a pas seulement une fonction d'homme
de terrain, d'assister, de contrôler les différents services directement sous
sa responsabilité, il a aussi une responsabilité vis-à-vis des commissions qui
se définit par les points suivants :
·
Responsable des briefings et du maintien de
ceux-ci au moins deux fois par semaine
·
Responsable de maintenir une fois par semaine et
par service un entretien/session de travail afin d'établir plus en profondeur
le suivi des activités avec les commissions du CA et les services concernés.
Ces réunions ont pour but d'approfondir et de rentrer dans le détail des sujets
suivants :
o
Avancement des projets
o
Problèmes étant apparus durant la semaine
o
Programme d'activité à venir, etc.
Un rapport détaillé doit être tenu par service et un suivi
doit être assuré afin de permettre à tout moment au Président du CA de passer
en revue les points discutés lors de ces réunions.
Relationnels
·
Le Directeur Exécutif est sous la seule
direction du CA et se doit de tout mettre en œuvre afin de remplir ses
fonctions au quotidien et de l'assister au mieux de ses capacités dans la bonne
marche de l’Office.
·
Le Directeur Exécutif est tenu à la
confidentialité quant au fonctionnement de l'Office, ses problèmes internes.
·
Le Directeur Exécutif travaille en étroite
collaboration avec le Bureau permanent du CA, le Responsable Administratif et
Financier, le Responsable de la promotion ainsi qu’au Responsable de la
communication, le webmaster, infographiste, position qui est primordiale et
importante quant aux finances et leur conduite au mieux des intérêts de
l'Office.
Nouvelles Technologies
·
A l’heure ou la nouvelle technologie de
l’information est présente partout,
·
Le Directeur Exécutif doit maitriser cette
dernière, c’est une condition sine qua none pour mener à bien les affaires de
l’ORTNB.
Journalièrement
·
Situation journalière de l’Intranet/ site Web/
autres ;
·
Toutes informations importantes concernant
l'ensemble
Il est vital que le Directeur Exécutif engendre un moral
d'acier et maintienne un esprit d'équipe et une motivation constante de toute
l’équipe et les membres du bureau de l'Office.
Etablir un manuel de procédures commerciales,
marketing et communication
a A/ Le Manuel de procédures d'exploitation est une
proposition d'outil de gestion des activités relatives à la gestion
commerciale, salons, eductour, mise en place de l’Observatoire, évènementiels
et à l'administration générale de l’Office. De ce fait, il retrace les
orientations et règles de base, la collaboration future de tous les nouveaux
CA, Directeurs, élaborera ce manuel.
Toutefois, le manuel demeure un outil flexible et doit être
cohérent au contexte du travail, de fait sa mise à jour est plus
qu'indispensable à chaque changement soit de l'environnement interne qu'externe
(qui peut influencer le fonctionnement de l'Office).
B/ L’organisation mise en place permet de réaliser
avec efficacité les objectifs fixés tout en respectant les politiques générales
et stratégies de l’Office.
Ce qui suppose un souci de contrôle de la conformité des
décisions avec la politique du CA ; de conduite ordonnée et efficace dans la
réalisation des opérations et également un souci quant à la performance des
résultats.
C/ Personnel qualifié
L’efficacité du système de recrutement et d’embauche repose
sur une parfaite connaissance des postes, sur des présélections, sélections et
tests des candidats/postulants rigoureux et sérieux.
D/ Système de supervision et de contrôle
Le contrôle porte systématiquement sur l’autorisation des
opérations, la réalité, l’intégralité l’exactitude et la comptabilisation des
opérations.
En fait, la fiabilité des opérations repose sur un système
de supervision et de contrôle efficace.
e E/ Moyens matériels de protections et de sauvegarde
Au sens large du terme, la protection suppose la bonne
conservation physique des biens (gardiennage, les photos, les propriétés
intellectuelles, les archives, protection matérielle, suivi et contrôle de
l'immeuble, protection contre l'incendie, les vols etc.) ainsi que des moyens
mis en œuvre pour assurer et garantir la pérennité de l’Office.
D’autres risques peuvent provenir de l’environnement humain.
Ainsi, l’erreur, la négligence ou même l’incompétence peuvent remettre en cause
la pérennité de l’exploitation de l'Office. Ces risques devraient être
maîtrisés par la mise en place d’un système de contrôle permettant de les
révéler le plus rapidement possible et de les corriger.
Mettre en place un Intranet de gestion
Pourquoi INTRANET de gestion ?
(Matérialisation de l’intelligence collective)
C’est un outil indispensable pour systématiser les
différentes taches de l’Office
C’est aussi l’outil de communication le plus puissant qui
soit pour l’Office puisqu’il permet de regrouper en une seule interface tous
les outils qu’on utilise actuellement (messagerie, communiqués, avancement des
projets, salons, éductours, les statistiques, recettes des ventes en boutique,
validations des travaux etc.)
Consultable à tout moment, accélère le flux d’informations,
facilite la validation des travaux pour les commissions.
Ce que nous devons développer avec l’INTRANET :
·
Gestion des projets et suivi des tâches : liste
de tâches interactive en temps réel
·
Gestion des communications
·
Gestion des agendas interactifs en temps réels
·
Gestion des contacts, partenaires
·
Gestion des Guest comment en temps réel
·
Système de documentation
·
Gestion de la charte graphique
·
Gestion des frais engagés, (gestion financière)
·
Gestion des salons, événementiels, éductours
etc.
·
Echange des fichiers (photo, articles à insérer
dans le site web)
·
Traduction des langues instantanée
Bénéfices indirects de l’intranet
Après l’installation de l’intranet, L’ORTNB pourra profiter
des avantages suivants :
·
Économie de temps (donc d’argent)
·
L’intranet est accessible n’importe où,
n’importe quand
·
Facilite grandement les travaux en équipe et les
collaborations à l’interne
·
Réduit les erreurs résultant d’une mauvaise
communication
·
Permet une gestion et une communication à
l’interne faciles et efficaces
·
Augmente la productivité
Le gros avantage de l’Intranet, c’est qu’il ne nécessite pas
une connaissance en informatique pour les utilisateurs, il suffit de savoir
surfer sur internet, en plus il y a les possibilités de réagir comme dans
Facebook
Développer une politique de promotion autour
d’Internet
A/ La Réservation sur Internet est en très forte progression
depuis 2004. Aux Etats-Unis, près de 9 utilisateurs sur 10 ont utilisés le Web
pour organiser leurs vacances et acheter leurs séjours. Internet est donc
devenu un outil INDISPENSABLE pour les Hôteliers et les secteurs Touristiques.
De nos jours, il ne s'agit pas uniquement d'avoir un ou des
sites Internet, mais d'avoir un OUTIL qui saura transformer les VISITEURS EN
CLIENT, les fidéliser au sein d’un portail dynamique qui répondra 24h/24h dans
la langue du client. Cet outil devra permettre également la mise en avant des
offres promotionnelles de l’hôtel etc. qui est une source de financement
supplémentaire pour l’Office.
b B/ La stratégie sociale media
Créer à l’Office un pôle web-rédactionnel dans lequel
intervenants élaboreront, entre-autres, la stratégie sur les réseaux sociaux :
Le Webmaster, Herivonjy C (Assistant Communication et infographiste) et le DE.
Ils établiront ensemble les différentes actions à mener puis
repartir les tâches en fonctions de leur centres d’intérêt : Herivonjy et DE
sur Facebook et le webmastersur Youtube, Vimeo et Twitter par exemple.
VIII/ Démystifier les nouvelles technologies de
l’information et de communication
Aucun commentaire:
Enregistrer un commentaire